Gestão de documentos
O módulo Gestão de Documentos permite a criação e armazenamento de documentos em um único local, sem a necessidade de que este documento esteja associado à algum processo.
- Gestão de Documentos
- Cadastrar Documento
- Informações Gerais
- Aprovação
- Publicação
- Nova versão
- Inativação
Gestão de Documentos
Descrição: O módulo Gestão de Documentos permite a criação e armazenamento de documentos em um único local, sem a necessidade de que este documento esteja associado à algum processo.
Como acessar: Gestão de Documentos
Módulos relacionados: Processos
Palavras chaves: Processos, Documentos, institucional.
Cadastrar Documento
Descrição: Neste campo, você poderá cadastrar documentos que não estarão necessariamente vinculados à um processo de negócio.
Como acessar: Gestão de Documentos> Cadastro de documentos> Cadastrar documento.
Informações Gerais
Resumo
Nome do documento: Exibe o nome do documento cadastrado.
Status: Status em que o documento se encontra.
Versão: Número da versão que o documento se encontra.
Dados do documento
Nome do documento: Informar o nome do documento que será cadastrado.
Descrição do documento: Campo destinado para descrição detalhada do documento.
Início de vigência: Data do início de vigência do documento.
Fim de vigência: Campo destinado para adicionar a data do fim de vigência do documento.
Tipo de documento: Campo destinado para adicionar um tipo de documento, é necessário realizar o cadastro em Domínios > Tipos de documento.
Categoria do documento: Informar se o documento cadastrado será um documento institucional ou relacionado a um processo.
Autor: Exibe o autor responsável por cadastrar o documento. Este campo é bloqueado para edição.
Anexar arquivo: Campo destinado para selecionar qual será o tipo de anexo que fará referência ao documento. O tamanho do arquivo não poderá exceder os 50 MB. Os formatos suportados são: *.gif, *.jpeg, *.jpg, *.png, *.bmp, *.tiff, *.tif, *.svg, *.msg, *.eml, *.txt, *.doc, *.docx, *.rtx, *.rtf, *.csv, *.xls, *.xlsx, *.odt, *.xlw, *.ppt, *.pptx, *.pdf.
Histórico de versões do documento
Exibe informações referentes ao histórico de versão do documento.
Data de aprovação: Exibe a data em que o documento foi aprovado.
Início de vigência: Exibe o início de vigência do documento.
Fim de vigência: Exibe o fim de vigência do documento.
Versão: Exibe a versão do documento.
Status: Exibe o status do documento, sendo eles “aprovado ou reprovado”.
Aprovação
Todos os documentos criados devem ser aprovados primeiro pelo autor, seguindo o fluxo de aprovação caso exista mais de um responsável. (Domínios>Workflow Aprovação)
Para realizar a aprovação, você deve clicar no checkbox e salvar o documento.
Após a realização dessa aprovação, o documento passa para o status “disponível”.
Histórico de Aprovações do Documento
Data/Hora: Exibe o dia e horário em que o documento foi atualizado.
Status Revisão Anterior: Exibe o status anterior à atualização do documento.
Status Revisão Atual: Exibe o status atual do documento.
Usuário: Exibe o nome do usuário cadastrado no sistema responsável pela atualização.
Justificativa: Exibe uma descrição referente à não aprovação do documento.
Publicação
Tornar o documento público para a instituição?: Caso o checkbox seja ativado, o documento em questão ficará visível para todos os usuários do sistema. O campo de setores associados não será exibido.
Setores associados: Se o documento não for público para toda a instituição, você pode associar qual setor terá acesso à visualização.
Nova versão
Criando uma versão de documento
Para modificar um documento já cadastrado é necessário que o usuário tenha permissão para realizar a ação.
O usuário deverá clicar em editar para acessar o documento que será modificado e depois deve clicar no botão "Nova versão".
Lembrando que este botão estará habilitado apenas quando houver a possibilidade da criação da nova versão do documento.
Ao clicar em nova versão surgirá a mensagem:
Caso o usuário escolha "Não" ele será direcionado para a tela anterior, se a escolha for "Sim" será direcionado para a tela de edição do documento e será exibida a mensagem:
A partir de agora o usuário poderá editar todas as informações do documento, inclusive o arquivo anexo e o autor do documento. Após todas alterações é necessário clicar em "Salvar" para que as modificações sejam aplicadas.
Inativação
Inativando um documento
Para inativar um documento cadastrado é necessário que o usuário tenha permissão para realizar a ação.
O usuário deverá clicar em editar para acessar o documento que será inativado e depois deve clicar no botão "Inativar".
Ao clicar no botão "Inativar" será exibida a mensagem:
Caso o usuário escolha "Não" ele será direcionado para a tela anterior, se a escolha for "Sim" será exibida a mensagem:
Quando o documento é inativado, para que o usuário consiga localiza-lo na pesquisa, será necessário clicar na checkbox "Inativo" nos filtros de pesquisa para que sua exibição seja efetiva.